Indiferent de mărimea întreprinderii din care faceți parte, contabilitatea financiară este o temă principală în orice discuție despre software ERP. Reglementările impuse de autorități, declarațiile, controalele, transferurile precum și orice alt aspect al relației cu acestea implică un proces critic de gestiune și arhivare a documentelor și rapoartelor financiar-contabile. În acest articol vom detalia metodele multiple de implementare a unui astfel de proces.
Contabilitatea financiară și sistemul ERP
Căutarea unei soluții adecvate pentru contabilitatea financiară nu este asociată inițial cu implementarea unui sistem ERP. Acesta este mai degrabă asociat cu planificarea, controlul și optimizarea resurselor companiei, dar sistemele ERP actuale sunt mult mai complexe. Facturarea și contabilitatea financiară, de exemplu, fac parte din funcțiile standard ale multor soluții ERP moderne. Cu toate acestea, multe persoane de decizie nu acordă suficientă atenție acestor funcționalități în timpul procesului de selecție – această greșeală reduce posibilitatea de a obține maximul dintr-o soluție ERP.
Există diverse modalități de gestionare a contabilității financiare. Depinde în mare măsură de interesul dumneavoastră pe care dintre acestea ar trebui să le utilizați: doriți să obțineți datele obligatorii în relația cu Statul sau doriți să utilizați toate informațiile disponibile pentru o vedere de ansamblu mai exactă asupra situației financiare a companiei.
1. Sistem ERP fără contabilitate
Companiile mici folosesc un sistem ERP în principal pentru gestiunea materialelor și a vânzărilor. Facturile și documentele comerciale sunt apoi predate unei firme de contabilitate, din lipsă de timp și personal calificat. Dezavantajos este atât costul mare al serviciului externalizat cât și lipsa accesului (direct sau complet) la informații financiare importante.
2. Sistem ERP cu interfață către programul de contabilitate
Această metodă este implementată de companii al căror sistem ERP nu oferă un modul
de contabilitate financiară sau care lucrează deja cu un software de contabilitate și doresc să îl folosească în continuare.
Toate mișcările cu implicații contabile (achiziție, producție, vânzare etc.) sunt preluate din sistemul ERP de către interfața spre programul de contabilitate. Și această metodă are dezavantaje: aveți nevoie de personal instruit în contabilitate iar schimbul de date are loc cu oarecare întârziere (interfațarea nu este real-time, uneori nici chiar în aceeași zi), așadar informațiile nu sunt întotdeauna actualizate. În plus, utilizarea mai multor sisteme prezintă un risc suplimentar, atât la actualizări legislative sau de program, precum și la apariția unor noi cazuri și date pe partea de afaceri – toți acești factori implică necesitatea de a reanaliza și menține interfața funcțională și pot cauza informații eronate, ceea ce reprezintă o problemă în special în contabilitate.
3. Sistem ERP cu contabilitate financiară integrată
Pentru a implementa această metodă e nevoie ca mai întâi să configurați o serie de parametri la articole, clienți și furnizori, astfel încât să puteți înregistra corect toate cheltuielile și veniturile. Mișcările din achiziții și vânzări sunt apoi reflectate automat în contabilitate. Toate celelalte cheltuieli care nu rezultă din achiziții sau vânzări, cum ar fi facturi de chirie, electricitate și telefon, pot fi operate ca valori de debit sau credit. Declarațiile către autoritățile financiare pot fi create direct în program.
Avantajele contabilității financiare integrate
Un sistem ERP cu contabilitate financiară integrată vă oferă mai multe avantaje:
Bază de date centrală
Un astfel de sistem reunește toate datele importante din departamentele companiei, departamente care au scopuri variate și necesități de informații diferite. Contabilitatea, pe de altă parte, se concentrează pe aducerea acestor informații eterogene la un numitor comun, cu sens financiar-contabil. Ambele domenii se bazează pe date consecvente, de calitate. Marele avantaj al unui sistem ERP complet este faptul că există doar un set central de date pe care trebuie să îl mențineți. De acest avantaj profită, bineînțeles, și contabilitatea: multe informații de care are nevoie contabilitatea fiind adesea deja parte a bazei de date gestionate de sistemul ERP.
Schimbul de date cu alte departamente
Datele introduse deja de către alte departamente pot fi transferate, cumulate și evaluate.
Prin pontajul de timp integrat, de exemplu, departamentul de resurse umane poate să vadă ce angajat a lucrat în ce zi, iar contabilitatea poate accesa aceste date și face procesarea salariilor mult mai eficientă. Introducerea dublă a acelorași date este eliminată iar efortul de mentenanță este redus semnificativ datorită eliminării interfețelor de export/import. Contabilitatea are mai puțină muncă și, în același timp, capacitatea companiei de a furniza informații relevante se îmbunătățește.
Calitatea superioară a setului de date
Există câteva funcții care ajută la asigurarea unei calități ridicate a setului de date. Intrările duplicate sunt curățate automat iar datele introduse sunt verificate prin prisma relațiilor logice și de plauzibilitate. În plus, datele sunt actualizate în timp real, astfel încât notele contabile sunt mereu la zi.
Procese automate
Un alt avantaj este dat de capacitatea unui sistem ERP de a gestiona independent o mare parte din etapele de lucru necesare. Este important pentru contabilitate ca fluxurile de încasări și plăți să fie alocate corect. Dacă contabilitatea este realizată printr-un sistem ERP, datele clientului și ale furnizorului pot fi obținute automat, facturile de intrare și de ieșire pot fi preluate, alocate conturilor corecte și înregistrate. În plus, informațiile stocate în contabilitate sunt de asemenea disponibile utilizatorilor din alte zone ale companiei.
Interfață grafică uniformă
Utilizatorii sistemului ERP interacționează cu acesta printr-o interfață grafică uniformă și consistentă. Este nevoie doar de un cont și o parolă pentru a lucra în diferite module. Acest lucru nu numai că simplifică munca zilnică, dar este deosebit de util și pentru backup-ul datelor.
Sumar
Fiecare firmă este diferită și nu există o soluție generică ce poate fi recomandată tuturor.
Însă de la un anumit ordin de mărime al companiei are sens implementarea unui sistem ERP cu contabilitate integrată, mai ales atunci când se dorește extragerea mai multor informații (transparente, actuale și calitative) decât este nevoie pentru a completa declarațiile fiscale cerute de lege.
Testează TimeLine ERP gratuit
Pentru detalii suplimentare, inclusiv o prezentare a modulelor de planificare generală și planificare în detaliu în TimeLine ERP, pe baza datelor dumneavoastră, vă rugăm să ne contactați, vă stăm la dispoziție cu plăcere!