Vă prezentăm implementarea e-Factura în TimeLine ERP versiunea 15. Clienții care folosesc TimeLine ERP (E3) v15 beneficiază gratuit de aceste module, în baza contractului de mentenanță.
Procesul începe cu configurarea de bază a sistemului: trebuie completate corect și complet datele firmei emitente respectiv datele partenerilor de afaceri, dar și alte detalii legate de procesul comercial, cum ar fi: modalitate de plată, cont bancar, unități de măsură pentru articolele vândute etc. Ghidul dezvoltat de noi special pentru acest subiect explică toate etapele necesare.
În modulul de emitere a facturilor din TimeLine ERP a fost adăugată o opțiune de generare e-Factura în meniu și o zonă cu informații cum ar fi: starea exportului/validării, respectiv ID-urile primite de la ANAF.
După cum probabil știți, există două moduri de încărcare a unei facturi în SPV: manual (de către utilizator, pe site-ul SPV) și automat (printr-un program).
Pentru cazul manual, fluxul de export din TimeLine ERP este simplu: din modulul de facturi se alege din meniu opțiunea de generare e-Factura și upload manual.
Fișierul xml rezultat în urma acestei operații este adăugat în DMS (sistemul de fișiere externe atașate), pentru arhivare odată cu factura TimeLine și, totodată, salvat pe hard disk, pentru a fi încărcat manual în SPV.
ID-urile de descărcare și de încărcare obținute în SPV pot fi trecute manual, pentru referință ulterioară, în câmpurile dedicate din cadrul facturii TimeLine.
Factura semnată, generată în SPV, poate fi descărcată manual și atașată în DMS facturii TimeLine.
Pentru cazul automatizat, procesul începe prin generarea unui token de acces în SPV.
Acest token este legat atât de certificatul digital asociat unui cont SPV cât și de aplicația TimeLine ERP. Certificatul digital autorizat SPV este deținut de obicei de administratorul sau contabilul firmei. Din acest motiv, am dezvoltat un program auxiliar care se instalează pe calculatorul deținătorului certificatului și creează fișierul token în baza acestuia. Acest fișier token, cu valabilitate inițială de 3 luni și extindere ulterioară anuală, poate fi distribuit pe toate calculatoarele care vor realiza încărcarea sau descărcarea facturilor în/din SPV, fără a fi necesară existența certificatului digital pe respectivul PC. Bineînțeles, această distribuire nu trebuie să se facă nediscriminatoriu, trebuie acordată atenția necesară cerințelor de securitate ale companiei, respectiv instalarea doar pentru persoanele autorizate și calificate să execute operațiuni în SPV.
Procesul de încărcare a facturii poate fi executat în două moduri: individual, pentru fiecare factură, sau prin selecție și procesare multiplă.
Procesul de încărcare automatizată individuală se declanșează din modulul de facturi, apăsând butonul de „Generare” din meniu, opțiunea „Upload automat” și conține următoarele etape:
- generarea fișierului xml;
- salvarea lui în DMS;
- încărcarea prin serviciile web în SPV;
- trecerea ID-ului de încărcare obținut în câmpul corespunzător din factura TimeLine și schimbarea stării în exportat.
Continuarea procesului se face prin apăsarea ulterioară a butoanelor de:
- „Validare„, pentru aducerea ID-ul de descărcare,
- respectiv „Descărcare” pentru download-ul facturii semnate și stocarea ei în DMS.
În cadrul procesului automatizat se poate observa starea actuală a facturii în SPV pe baza câmpului de stare.
Firmele care emit un volum mai mare de facturi lunare au nevoie de instrumente avansate de gestionare a acestui flux de lucru. Pentru acestea am dezvoltat un modul de control, dedicat, cu acțiuni „bulk”, pentru procesare multiplă. Acesta afișează toate facturile din sistem, filtrate după interval de timp și alte criterii suplimentare. Câmpul de selecție și opțiunile din meniu permit trimiterea în SPV a unui set de facturi, pentru fiecare etapă a procesului.
Coloana cu LED-ul de stare oferă o privire de ansamblu clară asupra acțiunilor necesare:
- albastru – facturi necesar a fi încărcate în SPV;
- galben – facturi încărcate;
- portocaliu – facturi validate;
- verde – facturi descărcate;
- roșu – eroare de validare/încărcare;
- gri – facturi externe, e-Factura nu este necesară.
Procesul decurge similar celui de încărcare automatizată individuală: se folosesc aceleași câmpuri din factură iar fișierele ajung tot în DMS, doar că operarea este axată pe viteza de execuție, recomandată atunci când cazurile au fost deja testate și validate prin generări individuale.
Dezvoltări viitoare avute în vedere: descărcarea facturilor de achiziție, salvarea lor în DMS și legarea lor de sarcini interne de verificare. Vom reveni cu detalii într-un viitor articol, atât pe acest subiect cât și pentru e-Transport, un alt tip de export aflat în lucru în acest moment.
Vă stăm cu plăcere la dispoziție pentru o prezentare detaliată, gratuită, sau puteți testa chiar dumneavoastră versiunea demo.